Postępowanie ofertowe
- Strona główna
- Postępowanie ofertowe
Wspieramy Klientów w prawidłowym przeprowadzeniu postępowania ofertowego w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z zasadą konkurencyjności. Pomagamy przygotować dokumentację, zapytanie ofertowe oraz przeprowadzić wybór wykonawcy zgodnie z wymaganiami instytucji finansującej.
Jak pracujemy?
Analizujemy projekt, który otrzymał dofinansowanie, oraz cele zamawiającego. Opracowujemy szczegółowe rekomendacje dotyczące przeprowadzenia postępowania ofertowego, a w razie potrzeby wspieramy w szacowaniu wartości zamówienia zgodnie z wytycznymi dotacyjnymi. Proponujemy odpowiedni tryb udzielenia zamówienia, uwzględniając specyfikę projektu i wymogi prawne. Pomagamy ustalić harmonogram działań i przygotować przejrzyste instrukcje dla zamawiającego, dotyczące sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału oraz ewentualnych warunków zmiany przyszłej umowy z wykonawcą. Dzięki temu cały proces od samego początku oparty jest na solidnych podstawach formalnych, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów w późniejszym etapie.
Tworzymy pełną treść zapytania ofertowego, obejmującą opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny, wymagania formalne oraz wzory umów, a także przygotowujemy wzór formularza ofertowego. Zapewniamy wsparcie przy prawidłowej publikacji zapytania, zarówno na platformach takich jak Baza Konkurencyjności, jak i na stronie internetowej zamawiającego, a także przy wysyłaniu zapytań do potencjalnych oferentów. Udzielamy precyzyjnych instrukcji i dbamy o terminowość oraz zgodność formalną publikacji. Dzięki naszemu doświadczeniu eliminujemy najczęstsze ryzyka związane z etapem ogłoszenia zamówienia, co gwarantuje transparentność i równe szanse dla wszystkich uczestników postępowania.
Po opublikowaniu zapytania ofertowego wspieramy zamawiającego w procesie przyjmowania
i rozpatrywania pytań wykonawców dotyczących procedury lub treści zapytania. Zapewniamy rzetelną obsługę komunikacyjną, dbając o zgodność z wymaganiami przejrzystości. Aktywnie uczestniczymy w udzielaniu odpowiedzi na pytania proceduralne, monitorujemy przebieg postępowania oraz pilnujemy neutralności i jawności procesu. Nasz zespół zapewnia, że wszystkie działania i odpowiedzi są zgodne z przepisami, przestrzegają zasad uczciwej konkurencji i eliminują ryzyko konfliktu interesów. Dzięki temu minimalizujemy ryzyka formalne i zwiększamy pewność prawidłowego przebiegu całego etapu.
Wspieramy zamawiającego w zbieraniu ofert oraz ich weryfikacji pod kątem zgodności
z zapytaniem ofertowym i wymaganiami formalnymi. Dokonujemy oceny ofert według ustalonych kryteriów, a następnie wspólnie przygotowujemy protokół z przeprowadzonego postępowania, który stanowi podstawę do podjęcia decyzji zakupowej. Dostarczamy uniwersalne wzory umów dla wykonawców, zgodne z wytycznymi oraz weryfikujemy projekty umów z wybranym oferentem, zwracając szczególną uwagę na zgodność z ofertą, terminami, kwotami i warunkami gwarancji. Dzięki temu zamawiający ma pewność, że podpisywana umowa chroni jego interesy i opiera się na solidnych procedurach.
Po wyborze wykonawcy i podpisaniu umowy zapewniamy prawidłowe zakończenie procesu zarówno pod względem formalnym, jak i dokumentacyjnym. Archiwizujemy całą dokumentację przetargową w formie elektronicznej oraz koordynujemy przekazanie kompletnego pakietu dokumentów zamawiającemu, który zobowiązany jest do archiwizacji wersji papierowych. Potwierdzamy spójność dokumentacji, monitorujemy przekazanie kopii umowy i udzielamy wsparcia przy gromadzeniu materiałów, które mogą potwierdzić prawidłowy przebieg postępowania. Dzięki temu zapewniamy transparentność procesu oraz gotowość do ewentualnych kontroli lub audytu w przyszłości.